DSGVO-konformer Live-Chat
Chatten Sie mit Website-Besuchern, ohne dass Kundendaten jemals Ihren Microsoft-365-Tenant verlassen
Die meisten Live-Chat-Tools speichern Ihre Gespräche auf eigenen Servern, oft außerhalb der EU, und nutzen sie für Analysen oder KI-Training. uWebChat funktioniert anders: Nachrichten laufen über Microsoft Azure direkt nach Microsoft Teams, und die Plattform selbst behält nichts. Damit ist DSGVO-Konformität eine Eigenschaft der Architektur und kein Häkchen, das Sie setzen müssen.
Was die DSGVO vom Live-Chat verlangt
Ein Website-Chat verarbeitet personenbezogene Daten, sobald ein Besucher einen Namen, eine E-Mail-Adresse oder eine Bestellnummer eingibt. Nach der Datenschutz-Grundverordnung brauchen Sie dafür eine Rechtsgrundlage, müssen transparent über die Erhebung informieren, die Daten schützen, einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihrem Chat-Anbieter schließen und Daten auf Anfrage löschen oder exportieren können. Speichert Ihr Anbieter Transkripte außerhalb der EU, benötigen Sie zusätzlich einen gültigen Übermittlungsmechanismus. Jede dieser Pflichten wird einfacher, je weniger das Chat-Tool speichert.
Wo Ihre Chat-Daten liegen
uWebChat läuft vollständig auf Microsoft Azure in der EU-Region. Jede Nachricht wird an Ihre Microsoft-Teams-Umgebung weitergeleitet und unterliegt damit denselben Microsoft-365-Richtlinien für Sicherheit, Aufbewahrung und Compliance, die Sie bereits für Teams anwenden. Ihr Microsoft-365-Tenant ist der einzige Ort, an dem das Gespräch existiert. Es gibt keine separate uWebChat-Datenbank mit Chats und keine Kopie in einer Drittanbieter-Cloud.
Keine Speicherung durch die Plattform
Die Plattform bewahrt keine Chat-Gespräche auf. Wenn Sie ein Archiv wünschen, können Agenten oder Administratoren Transkripte in OneDrive archivieren oder per geschäftlicher E-Mail versenden, beides innerhalb Ihres eigenen Tenants. Sie entscheiden, was aufbewahrt wird, wie lange und wer Zugriff hat. Kundendaten zu löschen bedeutet, sie in Ihrer eigenen Umgebung zu löschen, ohne Anfrage an einen Anbieter.
Kontrollieren Sie, was Sie erheben
Mit benutzerdefinierten Feldern legen Sie genau fest, welche Angaben ein Besucher vor dem Chat machen muss: keine, nur einen Namen oder Name plus E-Mail und Unternehmen. Datenminimierung ist eingebaut statt nachgerüstet. Besucher können ein Transkript ihres eigenen Gesprächs anfordern, was das Auskunftsrecht ohne zusätzliche Tools unterstützt.
Wissen, mit wem Sie chatten
Anonymer Chat ist ein Risiko, wenn sensible Informationen im Spiel sind. uWebChat kann Besucher verpflichten, ihre Identität vor Gesprächsbeginn mit einem Einmalcode per E-Mail oder SMS zu bestätigen, damit ein Agent Kontodaten nie an die falsche Person weitergibt. Agenten sperren missbräuchliche Besucher mit einem Klick, und Enterprise-Kunden können ganze Länder vom Start eines Chats ausschließen.
Auftragsverarbeitungsvertrag und ISO 27001
uWebChat wird von Universal.cloud entwickelt und betrieben, einem nach ISO 27001 zertifizierten Microsoft-Partner mit Sitz in Arnheim, Niederlande. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) steht Kunden zur Verfügung, die ihn für ihr Verarbeitungsverzeichnis benötigen. Da die Plattform keine Chat-Inhalte speichert, ist der Vertrag kurz und die Liste der Unterauftragsverarbeiter besteht im Wesentlichen aus Microsoft.
DSGVO-Checkliste für Live-Chat auf Ihrer Website
- Chat-Daten werden in der EU verarbeitet (Azure-EU-Region)
- Keine Transkripte beim Chat-Anbieter gespeichert
- Gespräche bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant
- Auftragsverarbeitungsvertrag verfügbar
- Sie bestimmen, welche Besucherfelder erhoben werden
- Identitätsprüfung der Besucher per E-Mail oder SMS
- Agenten sperren Störer, Admins sperren Länder
- Betrieben von einem ISO-27001-zertifizierten Unternehmen
Häufige Fragen zu DSGVO und Live-Chat
Ist Live-Chat nach der DSGVO erlaubt?
Ja. Live-Chat ist erlaubt, solange Sie eine Rechtsgrundlage haben, Besucher über die Verarbeitung informieren, die Daten schützen und einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihrem Anbieter haben. Mit uWebChat ist das unkompliziert, weil die Plattform keine Gespräche speichert und alle Daten in Ihrem eigenen Microsoft-365-Tenant bleiben.
Wo speichert uWebChat Chat-Gespräche?
Nirgends. Nachrichten laufen über Microsoft Azure in der EU und werden an Microsoft Teams zugestellt. Der einzige Ort, an dem ein Gespräch existiert, ist Ihre eigene Microsoft-365-Umgebung. Optionale Archivierung erfolgt in Ihrem eigenen OneDrive oder per geschäftlicher E-Mail.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag für Live-Chat?
Ja, die DSGVO verlangt einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Auftragsverarbeiter, der in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet. uWebChat stellt Ihnen einen bereit. Kontaktieren Sie uns, wir kümmern uns darum.
Gilt die DSGVO auch, wenn ich im Chat nur einen Namen abfrage?
Ja. Ein Name, eine E-Mail-Adresse oder sogar eine IP-Adresse gilt als personenbezogenes Datum. Mit uWebChat können Sie auch gar keine Felder abfragen, was die Verarbeitung auf ein Minimum reduziert.
Können Besucher ihre Chat-Daten anfordern oder löschen lassen?
Besucher können ein Transkript ihres eigenen Chats anfordern. Da die Plattform keine Daten hält, bearbeiten Sie Löschanfragen in Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung, wo Sie bereits Aufbewahrungs- und Löschwerkzeuge haben.
Eignet sich uWebChat auch für das Schweizer DSG und andere Datenschutzgesetze?
Es gilt dieselbe Architektur: keine Speicherung durch die Plattform, Hosting auf Microsoft Azure und volle Kontrolle im eigenen Tenant. Damit erfüllen Sie auch die Kernanforderungen des Schweizer DSG, der UK GDPR und vergleichbarer Gesetze.
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